Pandemi Dönemi İk Performans Değerleme Sistemi ve Etkileri

GİRİŞ

Bu araştırmanın amacı, küresel ölçekte tüm dünyayı etkisi altına alan Covid-19 Pandemisi ile başlayan ve çalışma hayatımızı tümüyle etkileyen salgının işletmeler üzerindeki kriz etkisini ve krizin oluşturduğu sorunların yönetilmesinde İnsan Kaynakları Süreç Politikalarını saptayabilmek ve bu politikaların işletmelere, çalışana ve çalışan performansına etkisini ele almaktır.

2020 Covid-19 küresel pandemisi kriz türü olarak işletmelerin ve insan kaynakları departmanını yönetmesi gereken sağlık kaynaklı öngörülemeyen, büyük bir kriz olarak tanımlanabilir. İşletmelerin ekonomik kayıpları, pazar kayıpları, müşteri kayıpları, mal ve hizmet çeşitliliğindeki üretim kaynaklı kayıplar, lojistik ve idari kapasitede yaşanan sıkıntıların işletmelerin yanında pandemi sürecinin getirdiği kısıtlamalar nedeniyle çalışanları da doğrudan etkileyen sosyal bir krize dönüşmüştür.

Salgın döneminde getirilen sokağa çıkma kısıtlamaları, kısmi zamanlı ve kontrollü çalışma, belli saatler arasında uygulanan seyahat engelleri nedeniyle ofis, fabrika vb. fiziki çalışma alanlarındaki çalışan sayısında hızla azalmaya neden olmuştur. İşletmeler, işten çıkarmalara gelen devlet yasakları ve bunların doğurduğu ekonomik yük nedeniyle çalışan ücretlerinde kesintiye gitmiş, zorunlu veya ücretsiz izne çıkarmalara yönelmiş, çalışan performans araçlarında revizeler yapmış, personele verilen yan hakların iptali gibi çalışanı olumsuz etkileyen önlemler almışlardır.

Covid-19’un beklenmeyen bir işletme krizi olması nedeniyle insan kaynakları yöneticileri pandemi dönemine hazırlıksız yakalanmışlardır. Bu durumdan hem işletmeler hem de çalışanlar olumsuz etkilenmişlerdir.

İşletmeler ve insan kaynakları departmanları hazırlıksız yakalandıkları bu acil krize yönelik önlemler olarak “uzaktan çalışma, üretimi yavaşlatma, düşük kapasite ile çalışma, vardiya sayısını azaltma, ürün stoklarını sınırda tutma, stok fazlası yerine sadece siparişe göre üretim yapma, esnek üretim yöntemlerinden yararlanma, kaynak kullanımında etkinliği sağlama” gibi tedbirli üretim politikaları benimsemişlerdir.

Covid-19 pandemisinin çalışanların psikolojik durumuna olan etkisi ve bu etkilerin azaltılmasında kullanılacak araçlar da insan kaynakları departmanlarının yönetmesi gereken önemli bir konu olarak karşılarına çıkmıştır. Çalışanlar üzerinde oluşan tüm etkilerin azaltılması ve normalleştirilmesi için çalışan performanslarını artırmaya yönelik yeni ve özel araçlar, çalışanların örgütle bütünleştirilmesine hizmet edecek yeni arayışlar ortaya çıkmıştır. Uzaktan çalışma kültürü, e-öğrenme olanaklarının gelişmesi veya yaygınlaşması, İKY performans yönetme metotlarının Covid-19 süreci gerekliliklerine göre dijitalleştirilmesi ve çeşitlendirilmesi küresel krizin getirdiği yeni konular arasında sıralanabilir.

Performans Değerlendirme Nedir?

Performans değerlendirme genel olarak; çalışanların kapasitelerini, yeteneklerini, iş içerisindeki davranış ve alışkanlıklarını diğer çalışanlarla karşılaştırıp ödüllendiren bir ölçme-değerlendirme sistemi olarak tanımlanabilir.

Bir çalışanın performansını belirleyen üç değişkenden bahsetmek mümkündür.

Bu değişkenler; kapasite, imkân ve istek olarak sıralanabilir.

1. Kapasite: Çalışanın bir işi yapması için sahip olması gereken becerileri, bilgisi ve tecrübesidir,
2. İmkân: İşin yapılabilmesi için gerekli olan fiziksel koşullar, ekipmanlardır,
3. İstek: Çalışandan beklenen çaba, emek, işi başarma isteği olarak tanımlanabilir.

Tüm bunlarla birlikte “Çalışanın ne yapması ve neyi başarması gerekiyor?” sorusu performansın belirlenmesinde önemli bir kriter olarak değerlendirilmektedir.

(Akbaş Tuna, 2020, s. 1837).

İşletmelerde performans değerlendirme, çalışanın işletme içerisinde sergilediği iş performansının bütünüdür. Bütüncül performans değerlendirmeleri sonucunda çalışanlara ücret, yan haklar, kurum içi ayrıcalıklar, kariyer ilerlemesi vb. çeşitlerde ödüllendirmeler de yapılabilir. Performansı iyi olan çalışanların hem sosyal hem de maddi açıdan desteklenmesi hem olağan hem kriz durumlarında performans yönetim süreçlerinin işletilmesi önemli bir süreçtir. İşletmelerin stratejik planlamaları, iş geliştirme ve rotasyon gibi değerlendirmelerinde performans kilit rol oynamaktadır.

(Ferecov, 2003).

İKY’de Performans Değerlendirme: ‘’Venkateswara Rao (2016) çalışan performansını “Bireysel Performans = Yetenek × Motivasyon × Örgütsel Destek + Şans Faktörleri” şeklinde formüle etmiştir. Performans yönetiminde yetenek ile ilgili yeterlilik, bilgi, tutum, değer ve beceri yoluyla yansıtılan teknik ve yönetimsel beceriler, insan ilişkileri, kavramsal ve soyut düşünme olarak tanımlanırken; çalışan motivasyonun sıkı çalışma ve bağlılık yoluyla oluştuğu görülmüştür.

Pandemi Sürecinin İşletmelere, Çalışanlara ve İKY performans yönetimine etkileri.

Covid-19 döneminde işletmelerin aldığı tedbirler sadece iş sürdürülebilirliğini sağlamayı değil iş görenin bu yeni iş yapma koşullarını ve iş uyumunu da sağlayacak şekilde revize etmesini zorunlu kılmıştır. Özellikle insan kaynağının motivasyon ve verimi ile ilgili faaliyetleri yönetme sorumluluğunu olan üst düzey yöneticiler ve İnsan Kaynakları Yöneticilerinin pandeminin gerektirdiği iş modelleri tasarlamaları, çalışanların taleplerini karşılamaları, olası riskleri öngörmeleri, iş güvencesini sağlamaları ve bunu çalışanlara hissettirmeleri beklenmektedir.

Covid-19 salgınının getirdiği en önemli değişimlerden birisi uzaktan çalışmanın zorunlu hale gelmesi ve hızlıca yaygınlaşmasıdır. Uzaktan çalışma yöntemi işletme ve çalışanlara birçok avantaj sağlamakla birlikte bazı olumsuzlukları da beraberinde getirmiştir. Uzaktan çalışmanın olası yan etkileri arasında “performans yönetiminin etkin bir şekilde yapılmasının güçleşmesi de yer almaktadır” (KMPG, 2020).

Covid-19 pandemisi ile birlikte işletmelerin uzaktan çalışmanın dezavantajlarına dair sorunların iyileştirilmesi adına evden çalışma sisteminin günümüz koşullarına uygun olarak yeniden yapılandırılması ihtiyacı ortaya çıkmıştır. İşletmelerin mevcut performans yönetimi uygulamaları pandemi dönemi ile birlikte ihtiyacı karşılamada yetersiz kalmıştır. İşletmeler; yaşanan gelişmelerden ders çıkarmak, daha az etkilenmek ve küresel rekabeti sağlayabilmek adına yeni stratejiler oluşturmuşlardır. Doğal olarak bu stratejileri destekleyecek yeni performans yönetim sistemlerini ve yetkinlik modellerini geliştirme yoluna gitmek, dijitalleşme araçlarına yönelmek en önemli konulardan biri olarak ele alınmıştır.

İnsan Kaynakları ve işletmelerdeki dijitalleşme süreçleri beraberinde dijital güvenlik konusunu da gündeme getirmiştir. Siber saldırılar, bilgi güvenliği, ticari sırların korunması için saldırı ve risklere karşı önlem alınması gerekmektedir. Çalışan iş gücünün uzaktan yönetilmesi ve mobilize ekiplerin sevk-idaresi için siber güvenliğin sağlanması, ağların ve verilerin korunması aynı zamanda iş sürdürülebilirliği için öncelikli konudur.

Fiziksel olarak uzaktan çalışma çalışanların yöneticileri tarafından desteklenmesi, sorunlarına çözüm bulunması, doğrudan iletişim, yerinde-yüz yüze çözüm ve performansının değerlendirilmesi çeşitli yönlerden sorunlar taşımaktadır. Bazı kaynaklar söz konusu sorunlara çözüm olarak iş gören ile işveren arasında çalışma koşullarını belirleyen yeni bir iş sözleşmesi yapılmasını önermektedir. Böyle bir anlaşmanın uzaktan (evden) çalışmanın ne sıklık ve süre ile yapılacağını, tarafların birbirleri ile iletişim kurma zamanı ve biçimini, çalışanın performans ölçümü için gerekli kriterleri içermesinin önemine vurgu yapar.

(Uyargil ve diğerleri, 2018).

Covid-19 salgını öngörülemeyen ve ne zaman biteceği belirsiz olan kriz ortamı doğurmuş bir salgın türü olarak da etki göstermiştir. Bu belirsizlik durumunu, Caligiuri vd. (2020:3) “belirsizlik toleransı, psikolojik dayanıklılık (yılmazlık) ve meraklılık” başlıklarında ele almış ve bu konuların Covid-19 ile oluşan küresel ölçekteki işletmeler krizinde çalışanlarda aranması gereken en önemli özellikler olduğuna dikkat çekmiştir.

Pandemi süreci ve sonrasında İnsan Kaynakları süreçlerini yönetenler geliştirdikleri yeni tekniklerle, değişim ve dönüşüm araçları ile çalışanlardan bu krizin belirsizliğine tahammül etmelerini ve bu değişime hızlı adapte olmalarını beklemektedir.

Covid-19 pandemi krizinin mecbur bıraktığı bir başka İK etkisi de yöneticilerin çalışanlarına yakından liderlik etmek ve gelişimleri için onları harekete geçirme konusunda yaşadığı güçlüklerdir.

Bu durumun performans değerleme kriterlerine etkisini ölçmede en önemli farkı ortaya koyacak çalışan profili “meraklı ve proaktif olma durumunu kişisel sermaye olarak öne çıkartan” kişiler olacaktır.

 Pandemi Sürecinde İKY Performans Değerlendirmedeki Değişimler, Etkiler.

1. Dijitalleşmeye Etkileri
2. Çalışan eğitimleri online sistemler üzerinden verilmeye başlandı.
3. İşletmelerin çalışanlarına yönelik gerçekleştirdiği tüm programlar online hale getirildi.
4. İşletmeler için online staj uygulamaları başladı.
5. İşe alım süreçlerinde online mülakat, test, envanter tarama gibi çok sayıda araç ve işe alım süreçleri bütüncül bir yaklaşımla online hale getirildi.
6. Performans, planlama ve hedef yönetim süreçlerinin tamamı dijitalleşti.
7. Online toplantı kültürü ve araçları hızlıca gelişti.

• Performans Yönetimine Etkileri: 
• İşletmelerdeki pandemi sonrası yeni dönemde performans yönetimi sistemlerinde yaşanan dönüşüm yeniden tanımlandı. Kapasite, imkân, istek gibi performans kalemleri dijitalleşerek yeni bir değerleme sürecine evrildi.
• Dijital araçlarla performans kriterleri için toplanan veriler çalışanı tanımlayıcı, yaptıklarını öngörücü, yönlendirici ve analiz yaparak performans izleyiciliği belirlemiş, kontrol ve sonuçlandırmayı sağlamıştır.
• Bu konuda İK süreç çalışmaları gelişmeye açık yeni araçlarla hızlı ilerleme kaydetmiştir.

• Ücret ve Yan Haklara Etkileri: 
• İzin, özel sağlık sigortası, öğle yemeği ve yol yardımı gibi yan haklar neredeyse tüm işletmelerde yeniden gözden geçirilmiş ve yan hak ödemelerinde değişime gidilmiştir. Bu konuda geleneksel haklardan vazgeçilip yeni ve sağlık odaklı haklar daha da yaygınlaşmıştır.
• Covid-19 sürecinde çalışanlara ücretlerin yanı sıra sık yapılan online toplantılar, dijital öğrenme platformları, internet üzerinden hizmet etme gibi nedenlerle internet kotası desteği, telefon faturası ödeneği gibi yeni ödemeler tanımlanmıştır.
• Bu sürecin getirdiği en önemli gelişmelerden biri de daha önce mahrem olan ücret ve haklar konusundaki gelişmelerin çevrimiçi ortamlarda kıyaslanabilir bir forma evrilmiş ve neredeyse tüm dünyada benzer işlerin ve hakların değerinin herkes tarafından görünüyor olmasıdır.

• Çalışan Deneyimi ve Motivasyona Etkileri:
• Salgın süreci işletmelerin çok alışık olmadığı uzaktan çalışmanın verimsiz ve gereksiz olduğu düşüncesini ortadan kaldırdı.
• Dijitalleşme ve bu alanda gelişen teknolojiler sayesinde karar verme süreçleri, iş tanımları ve çıktıları çok daha hızlanmış oldu.
• İnsan Kaynakları ekiplerini bu süreçteki stratejik rolleri ve yönetim araçlarında ciddi değişimler yaşandı.
• İletişimin ve işletmenin şeffaflığın kriz durumlarında çalışanlar açısından çok önemli görüldüğü bu tür durumlarda birebir dokunamadığınız, tepkisini gözlemleyemediğiniz çalışanları tanımak ve onlara bu sürecin bizleri nasıl etkileyeceğini, iş yapış şeklimizin ve işlerimizi yakın, orta, uzak vadede ne şekilde yürütüleceğine dair bilgilendiren dijital iletişim araçları geliştirildi.

• Uzaktan Çalışma, Esnek Çalışma Kültürünün Gelişmesine Etkileri
• Covid-19 pandemisinin neden olduğu krizde, işletmeleri ve insan kaynakları birimini yakından ilgilendiren ve gelecekte daha da çok ön plana çıkacak konulardan biri de esnek çalışma uygulamalarına işletmelerin ve çalışanların adaptasyon süreçleridir.
• Pandemi öncesi, teknolojiye dayalı hizmet veren işletmeler hariç şirketlerin daha çok çalışanların motivasyonu arttırmaya yönelik bir uygulama olarak değerlendikleri uzaktan çalışma kültürü pandemi sonrası zorunlu bir çalışma modeline dönüşmüştür.
• Bu modelde, çalışanların motivasyonu ve kurum aidiyetleri her zamankinden daha önemli bir konu haline gelmiştir. Çalışanların, kurum kültürü, iş-yaşam dengesi, zaman planlaması ve yönetimi, iletişim konusundaki becerileri, öz disiplin vb. gibi konular insan kaynakları yönetimini zorlamakta ve meşgul etmektedir.
• Bu sürecin en önemli konularından biri de çalıştığı kurumda başarılar ortaya koyan ve kariyer beklentisi içindeki çalışanların etkin yönetilmesi ve beklentilerinin karşılanması sorunudur.  Bu durumdaki çalışanların performans süreçlerinin yönetilmesi ve gerekenlerin yapılması kariyer planlamasının önemli ve zorlu bir süreci olarak tanımlanabilir.

Pandemi Dönemindeki İnsan Kaynakları Politikalarına Değişimler, Düzenlemeler.

Covid-19 salgınının yukarıda tanımladığımız gelişme ve değişimlerinin yanında işletmelerin insan kaynakları politikalarını ve performans yönetimlerine etkilerini dört ana başlıkta toplamak ve kriz yönetim politikaları olarak tanımlamak mümkündür.

1. “Maaş ve Maddi Katkılara Yönelik Düzenlemeler”,

• İşletmelerin, “Pandemi kriz dönemindeki güç koşulları atlatabilmek için, çalışanların maaş ve ücretlerinde veya çalışanlara yapılan maddi katkılarda iyileştirmelerden belirli bir müddet kaçındıkları” ve çeşitli tasarruf tedbirleri ile çalışanlara yönelik “ek ödemelerin durdurulduğu” anlaşılmaktadır. Hatta bazı işletmelerde, Covid-19 salgını nedeniyle piyasa koşullarındaki daralmanın yol açtığı finansal sorunlar nedeniyle çalışanların bir kısmının ücretsiz izne çıkarıldığı en sık karşılaşılan uygulama olmuştur.

• “Çalışan Sayısı İle İlgili Düzenlemeler”,
• Pandemi krizinden etkilenen işletmelerin, kriz dönemindeki içinde bulundukları güç koşullardan en az hasarla çıkmak için “çalışan sayılarını azaltmaya yönelik” girişimde bulunmuşlardır.
• Bu girişim, devletin işten çıkarma yasağı nedeniyle sekteye uğrasa bile işten çıkartılamayan çalışanların istifaya zorlanması, mobing uygulanması, ücretsiz izne çıkartılması gibi olumsuz uygulamalar da ortaya çıkmıştır.  
• Ülkemizdeki ve tüm dünyadaki işletmelerde, kriz dönemlerindeki çare arayışlarının en başında çalışanları işten çıkarma politikası uyguladıkları bilinen bir gerçektir.
• Yapılan medya analiz çalışmalarında Pandemi kriz döneminde de bu yöndeki kararların gazetelere yansımış olduğu gözlemlenmiştir.

• “İnsan Kaynakları Birimi İle İlgili Düzenlemeler”

• Covid salgını sağlık krizinin etkisiyle işletmelerin bir kısmında, kriz dönemlerinde çalışanlara yatırım yapılması düşüncesi arka plana itilmiştir.
• Covid-19 ile yaşanan gelişmeler İnsan kaynakları yönetimlerinin geçmişten gelen geleneksel yönetim felsefesine yoğunlaştığın ve modern insan kaynakları yönetim anlayışını (motivasyon, oryantasyon, eğitim, kariyer, performans yönetimi vb.) süreçleri arka plana ötelediği gözlemlenmiştir.
• Gelişen yeni kriz durumu, özellikle orta ve küçük işletmelerde yeni yeni kurulmaya başlanmış olan insan kaynakları departmanlarını ve politikalarını olumsuz etkilemiş, bir anlamda insan kaynakları politikalarının düzenlenmesi ve uygulanması ile ilgili konuların geleneksel “Personel Bölümlerine” dönüşmesi fikrini ortaya çıkarmıştır.

• “Çalışanları Örgütle Bütünleştirme Faaliyetleri”.
• Covid-19’un neden olduğu işletme krizinde  personel çıkarmanın olumsuz   etkisini   azaltmak  ve   ekonomik kriz yaşanmaması için çalışanlara yapılacak bütünleştirme faaliyetleri işletmeler için hayatidir.  İşletmeler bu dönemde çalışanlarını moral açısından  kabul  edilebilir  bir seviyede tutmak, motive etmek ve örgütle bütünleştirebilmek için odak faaliyetler yapmıştır. Bu faaliyetlerin gerçekleşmesinde dijitalleşme araçlarının yoğun kullanıldığı anlaşılmıştır. 
• Bu faaliyetlerin başında çalışanları  işletme ile  bütünleştirmeye yönelik olan online eğitimler, online   motivasyon  günleri, motivasyon konuşmacıları, üst düzey yöneticilerin online olarak çalışanlarla buluşması ve moral vermesi gibi   insan kaynakları iç iletişim faaliyetleri benimsenmiştir.   

Sonuç:

Dünya Sağlık Örgütü (WHO), 2007 yılında yayınladığı raporda, tıp örgütlerinin toplumu ve karar vericileri bu tür salgın hastalıkların etkileri ve korunma önlemleri konusunda eğitme ve bilgilendirmede liderlik yapması gerektiğini belirtmektedir.

 (WHO, 2007).

İşletmelerin, bu tür kriz durumlarında karar çerçevelerini oluştururken tıp otoriteleri ile iş birliği yapmaları beklenmektedir. Küreselleşen dünyada ulaşım imkanlarının ve kolaylığının artmış olması, ciddi bir akut hastalık olan Covid-19’un yayılım hızını artırmıştır. Savaşlar, göçmen ve mülteciler, kalabalık şehirler, sağlıksız yaşam koşullarından etkilenen insanlar ve yaşlanan nüfusun gereksinimleri de eklendiğinde, sağlık hizmetleri sektörünün kapasitesi hızla yayılan hastalık karşısında yetersiz kalmaktadır. Salgın kadar salgının sağlık sektörüne etkisi de yönetilmesi gereken çok önemli bir kriz senaryosu olarak karşımıza çıkmıştır.

Tüm bu nedenler hastalığının yayılım hızını azaltmak için işletmelere ve çalışanlara düşen rolleri de belirlemiştir. İşletmeler, sosyal izolasyonu sağlayacak önlemlerini almak, ekonomik, sosyal ve psikolojik direnç noktalarını gözden geçirmek, teknolojik yenilenmelerini ve altyapılarını düzenlemek, uzaktan çalışma vb. olağanüstü hallerin insan kaynaklarına getirdiği zorunlulukları yönetmek mecburiyetinde kalmıştır. Covid-19 döneminde işin devamlılığın sağlamak için çalışılan ilk konulardan birisi, stratejik işgücü planlamasıdır. Çalışanların iletişimi, sahaları, teknik ekipman ihtiyaçları, sözleşme şartları gibi birçok konu gözden geçirilmiştir.

Pandemi süreci sonrası performans değerlendirmede de genel olarak süreçlerin tüm şirketlerde değişim geçirdiği gözlemlenmektedir.

Özellikle doğrudan ihracat yaptığımız Avrupa pazarları, iç piyasada sokağa çıkma yasaklarının başlaması nedeniyle oluşan ekonomik daralma, işletmelerde performans veya ödüllendirme amaçlı politikalar yerine tam tersine küçülmeye yönelik uygulamaların devreye alınmasına neden olmuştur. Kurumların bu kapasite ve yetkinliklerin arttırılmasını teşvik etmek için mevcut performans ölçümü ve yönetimi sistemlerinde gerekli düzenlemeleri yapmaları; bu yetkinliklerin gelişimini hedefleyen eğitim faaliyetlerine öncelik vermeleri ve bu yetkinlikleri işe alım süreçlerine de yansıtmaları gerekmektedir. İyi örnekler olmasına rağmen krizin derinliği ve boyutu nedeniyle işten çıkartmalar, maaş kesintileri, ücretsiz izin, yan hakların iptali vb. gibi yaptırımlar gündeme gelmiştir.

Krizin işletmeler için en az kayıpla sonuçlanması için, İnsan Kaynakları Yöneticileri ellerinde bir acil eylem planlarının olmasının yanı sıra kanun yapıcılarla ve işletmenin içinde bulunduğu diğer çevre aktörleri ile iş birliği içinde hareket etmeleri gerekmektedir. Yeni çalışma ve iş modelleri beraberinde iş görene sağlanacak imkanları yeniden gözden geçirmek, performans araçlarını, risk faktörlerini yeniden düzenlemek, lojistik faaliyetleri vb. operasyonel konuları hızlıca revize etmek ve çalışanların beklentilerini asgari düzeyde de olsa karşılamak zorundadırlar.

Kaynakça:

Nurdal Durmuş

İnsan kaynakları performans yönetimine covid-19 etkileri